Стоит ли спорить с тем, что бухгалтер необходим любому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Если есть сомнения в этом утверждении, рекомендуется заглянуть в Налоговый или Уголовный Кодекс РФ и иные нормативные акты — и подсчитать насколько ресурсов компании хватит, чтобы оплачивать утвержденные там штрафы и срок заключения своего руководителя, которые грозят компании при отсутствии у нее грамотного и достоверного учета. Например, готов ли бизнесмен расстаться с 300-ми тысячами рублей согласно статье 199 УК РФ за не представление деклараций?
Поэтому — бухгалтер нужен! Но какой?
Действующий закон о бухгалтерском учете предлагает несколько вариантов ведения учета:
1. возложить обязанности по ведению учета на главного бухгалтера и подчиненную ему службу;
2. возложить обязанности на иное должностное лицо;
3. заключить договор со сторонней организацией или предпринимателем на ведение учета;
4. взять обязанность по ведению учета на себя, как на руководителя компании.
Безусловно, последний вариант не приемлем сразу: и управление компанией, и учетный процесс требуют постоянного и повышенного внимания. А можно ли добиться качества работы при подобном совмещении обязанностей? Поэтому стоит присмотреться к другим вариантам организации учетного процесса.
Организация собственной бухгалтерской службы не всем по средствам. Поэтому очень часто ограничиваются наличием в штате единственного бухгалтера, на которого и перекладывается вся тяжесть учетного процесса. И это плохо для компании, поскольку дефицит времени у данного должностного лица приводит к проблемам, в частности:
1. поверхностный учет;
2. отсутствие первичной документации и кадрового учета;
3. применение некорректных и опасных схем ухода от налогов;
4. частая сдача корректирующих деклараций;
5. постоянное отставание от изменений в законодательстве;
6. штрафы от контролирующих органов и их повышенное внимание к компании, и т.д.
Кроме того, содержание в штате официального бухгалтера чревато дополнительными расходами, кроме штрафных санкций и налоговой нагрузки:
1. отчисления с заработной платы в фонды;
2. канцтовары;
3. содержание и обслуживание оргтехники;
4. больничные листы и отпускные;
5. курсы повышения квалификации и специализированная литература, и многое другое.
Поэтому, желая избежать всех этих проблем и расходов, компании нанимают «приходящего» бухгалтера, который получает за свою работу вознаграждение, как правило, в конверте. Конечно, сразу экономятся средства на взносах во внебюджетные фонды, на отпускных и больничных, на содержании рабочего места и прочих аналогичных статьях. Но что получает взамен своей «экономии» компания:
1. полное отсутствие учета – он заменяется выборочным отражением на проводках основных текущих операций;
2. ограниченная возможность контроля расчетов с контрагентами;
3. условные финансовые и имущественные показатели деятельности компании;
4. отсутствие необходимого документооборота;
5. отставание по срокам при оформлении документации и отражении учетных операций;
6. штрафы от контролирующих органов и их повышенное внимание к компании, и т.д.
И всегда есть риск утраты конфиденциальности, когда «приходящий» сотрудник берет документацию домой на обработку. Кроме того, «приходящий» бухгалтер не заинтересован в работодателе даже в такой степени, в какой этот интерес проявляется у штатного бухгалтера в течение его рабочей смены, — поскольку он ни за что не несет ответственности. А вся ответственность за организацию и ведение учета официально ложится на руководителя компании – ведь «приходящий» бухгалтер не будет отстаивать интересы работодателя перед контролирующими органами, потому что за его услугами легально не обращались.
Что делать?
Наиболее удобный и целесообразный вариант организации учета – это бухгалтерский аутсорсинг. Т.е. заключение договора со сторонней компанией на ведение дел. Безусловно, такой вариант экономит средства на содержании штатной единицы или целой бухгалтерской службы. Но кроме этого аутсорсинг «приносит» с собой:
1. полное ведение учетного процесса – всех его сторон, — позволяя компании в точности знать о своем имущественном и финансовом состоянии на любую дату и детально;
2. порядок в документации и документообороте;
3. строгое соблюдение действующего законодательства;
4. предложение грамотной оптимизации налоговой нагрузки – т.е. снижения размера налогов за счет умелого применения и знания законодательства;
5. гарантию конфиденциальности;
и многое другое.
Более того, аутсорсинг – это договорные отношения, а значит, за неправильное ведение учета несет ответственность именно компания-бухгалтер. И к этой ответственности очень просто привлечь, что невозможно со штатным или «приходящим» бухгалтером.
Бухгалтерский аутсорсинг признается на сегодняшний день перспективной и набирающей силу формой ведения учета. С его помощью заказчик получает в свое распоряжение целый штат квалифицированных специалистов за сумму, значительно меньшую, чем заработная плата штатного бухгалтера. Поэтому интерес к бухгалтерскому аутсорсингу стали проявлять даже крупные компании. А для небольших фирм и предпринимателей такой вариант ведения учета – способ для минимизации своих расходов на ведении учета и налогов при одновременном соблюдении требований действующего законодательства.